Эффективное управление временем: как достигать большего за меньший срок

«Ничего не успеваю», «кручусь как белка в колесе», «только вчера был понедельник, уже пятница». У каждого из нас бывают периоды, когда кажется, что жизнь летит с космической скоростью и ты не вписываешься ни в один дедлайн. Как научиться грамотно распоряжаться временем и достигать большего за меньший срок? Редакция INC-News пообщалась с бизнес-коучем, основателем Международной Академии Бизнес-Коучинга 2WIN, автором методологии Целостное влияние Катериной Акман и узнала её мнение по этому вопросу

«Время – наш главный ресурс. И он ограничен. Невозможно вернуть обратно минуты, потраченные впустую. Нельзя отмотать назад день, чтобы всё-таки не опоздать на важную встречу. Сложно скрыть досаду, если не выполнил задачу или забыл поздравить с днём рождения близкого человека. Обычно мы вспоминаем про время именно тогда, когда что-то хотим сделать, но не успеваем», – рассказала Акман.

Бизнес-коуч предложила четыре эффективных способа выхода из ситуации.

Чётко расставляем приоритеты

Когда возникает ощущение, что вам не хватает времени, важно остудить эмоции и подойти к проблеме рационально. В этом помогут ответы на вопросы: «Чего я хочу достичь? Зачем мне это нужно? Что мне необходимо сделать для реализации целей? Какие у меня есть для этого ресурсы?».

Следует разбить цель на конкретные шаги и расписать их в любом удобном ежедневнике, например, Google календаре. Когда мы понимаем, что запланировали время на поставленную задачу и у нас есть ресурс для её выполнения, с большей вероятностью желаемый результат будет достигнут.

«Невозможно успеть всё, потому что «всё» звучит очень абстрактно. Но можно сделать то, что действительно для нас важно, когда мы это чётко рассчитываем», – отметила Акман.

Делегируем часть обязанностей

Есть категория людей, которые привыкли всё выполнять самостоятельно. Им очень сложно доверять и передавать задачи другим, потому что работает установка «лучше меня никто не сделает». В результате времени часто не хватает.

Ответьте на вопросы:« Всё ли из того, что я делаю сейчас, нужно выполнять самому? Какую часть дел и кому я могу передать?».

«Чтобы делегировать, необязательно быть руководителем. Можно разделять определенные задачи с коллегами, супругом или супругой, взрослыми детьми, родственниками, друзьями и помощниками», – пояснила Акман.

Используем метод Pomodoro

Как часто во время дня мы отвлекаемся на посторонние вещи? Эффективное управление временем зависит от нашей дисциплины и умения концентрироваться. Одна из популярных техник, которая помогает удерживать фокус внимания, - метод Pomodoro, разработанный итальянцем Франческо Чирилло.

Его суть заключается в следующем. Вначале необходимо составить список важных дел на день. Приступая к одной задаче, следуйте правилу: 25 минут работаем, 5 минут отдыхаем. Отрезок времени в полчаса шутливо называют «помидором». После нескольких таких периодов желательно сделать более долгий перерыв в 15-30 минут. Когда задача полностью выполнена, её вычеркивают из плана. В конце дня или недели можно посчитать, сколько «помидоров» потребовалось на то или другое дело.

Следить за дисциплиной и концентрацией внимания важно и руководителю, и сотрудникам, отметила бизнес-коуч. От этого зависит общий результат.

Балансируем между строгим планированием и свободой

Естественно, мы не роботы. Каждый человек сам ищет золотую середину между работой и отдыхом, чётким списком дел и свободным проживанием жизни. Это творческий процесс. Здесь важно научиться прислушиваться к себе, отличать потребность в восстановлении сил (этот аспект также необходимо планировать) от лени, прокрастинации, недисциплинированности.

«Если человек хочет ощущать свободу, не привязываться к календарю и задачам, следует понимать, что такой подход несёт определенные риски. Свобода мало управляема. Когда мы ничего не планируем, то должны быть готовы к любому результату», – пояснила бизнес-коуч.

Чтобы эффективно распоряжаться временем и достигать большего за меньший срок, важно научиться ставить цели, понимать, для чего мы хотим их достигнуть, разбивать большие задачи на маленькие шаги, уметь делегировать и сохранять фокус внимания. Таким образом, вы сможете лучше управлять самым ценным ресурсом в жизни и получать именно тот результат, который ожидаете, заключила Акман.